Inleiding

Stichting de Bibliotheek Utrecht gaat zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. Alle persoonsgegevens die de Bibliotheek Utrecht van jou verwerkt (via een van onze diensten, via de website of op een andere manier) behandelen we altijd vertrouwelijk en volgens de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’) en andere relevante wet- en regelgeving.

Persoonsgegevens

Als persoonsgegevens gelden alle gegevens die direct of indirect tot jou te herleiden zijn. Je kunt hierbij denken aan je naam en adres, maar bijvoorbeeld ook aan je leengegevens. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Inschrijving en lidmaatschap:

• voor- en achternaam
• geslacht
• geboortedatum
• adresgegevens
• telefoonnummer
• e-mailadres
• IBAN (rekeningnummer)

Gebruik van wifi:

• PublicRoam levert de Bibliotheek Utrecht wifi, de privacyverklaring is hier te vinden.

Gebruik computer:

• lidnummer
• duur van de sessie
• na beëindiging van de sessie worden alle gegevens van de sessie onherroepelijk verwijderd

Kaartverkoop:

• voor- en achternaam
• geslacht
• telefoonnummer
• e-mailadres
• lid van Bibliotheek Utrecht (ja/nee)
• adres
• postcode
• woonplaats
• geboortedatum

Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• voor het uitvoeren van het door jou afgesloten bibliotheekabonnement, zoals de registratie van de door jou geleende en teruggebrachte boeken (en andere materialen) en het incasseren van de abonnementsgelden;
• om aanvullende diensten aan te kunnen bieden, zoals de diensten via www.bibliotheek.nl en het interbibliothecair leenverkeer;
• om met je in contact te kunnen komen en te reageren op door jou gestelde vragen;
• om je te informeren over nieuwe producten en/of diensten en aanbiedingen van onze bibliotheek;
• om je onze digitale nieuwsbrief te kunnen mailen (als je je daarvoor hebt aangemeld);
• voor het verbeteren van onze website en onze dienstverlening;
• voor het kunnen verrichten van marktonderzoek en onderzoek naar onze dienstverlening;
• voor de naleving van wettelijke verplichtingen;
• om je telefonisch te benaderen in het kader van fondsenwerving.

We verwerken je gegevens alleen op andere manieren als jij daar duidelijk toestemming voor hebt gegeven.

Doorgifte aan derden

Je gegevens zijn bij ons in goede handen. We delen ze in principe niet met anderen, behalve in een paar uitzonderlijke gevallen, zoals:

• bij het lenen via andere bibliotheken;
• bij aanmelding bij www.bibliotheek.nl;
• bij door ons ingeschakelde derde partijen;
• bij aanmelding voor een cursus of workshop (dan krijgt de cursusleider tijdelijk je gegevens voor de communicatie);
• als we dat wettelijk verplicht zijn;

We lichten dit hieronder kort toe.

Interbibliothecair leenverkeer:

Vraag je via ons iets aan uit de collectie van een andere bibliotheek? Dan moeten we enkele van jouw persoonsgegevens doorgeven (zoals je naam en pasnummer). De andere bibliotheek is zelf verantwoordelijk voor een zorgvuldige omgang met jouw persoonsgegevens.

Cameratoezicht:

Voor ieders veiligheid gebruikt de Bibliotheek Utrecht op zichtbare plekken camera’s. Dat helpt bij het beveiligen van onze gebouwen, spullen en bij het vastleggen van incidenten. Cameratoezicht vindt altijd zichtbaar en aangekondigd plaats, tenzij de bibliotheek gegronde redenen (en toestemming van het College Bescherming Persoonsgegevens) heeft om daar van af te mogen wijken. De opnamen die worden gemaakt in de vestigingen worden alleen bekeken na incidenten, en worden maximaal 24 uur bewaard, tenzij de beelden opgeslagen moeten worden voor verdere afhandeling.

Website www.bibliotheek.nl:

Via de website www.bibliotheek.nl kun je gebruikmaken van verschillende aanvullende diensten (zie de website voor het actuele aanbod). Deze website wordt geëxploiteerd door de Koninklijke Bibliotheek. Om van deze diensten gebruik te kunnen maken, dien je in te loggen met je accountgegevens die je ook gebruikt om in te loggen op Mijn Menu op de website van Bibliotheek Utrecht. Op het moment dat je een account op www.bibliotheek.nl aanmaakt, geef je toestemming voor het verstrekken van jouw lidmaatschapsgegevens van onze bibliotheek aan Koninklijke Bibliotheek. Koninklijke Bibliotheek koppelt deze gegevens vervolgens aan dit nieuwe account. Zij verwerken deze gegevens overeenkomstig hun eigen privacy policy.

Door ons ingeschakelde derde partijen:

Het kan zijn dat we een derde partij inschakelen om bepaalde verwerkingen voor ons uit te voeren (bijv. een bepaalde statistische analyse of het verzorgen van een mailing). In die situaties zullen we steeds met die derde partijen passende contractuele afspraken maken over het gebruik, de beveiliging en de geheimhouding van gegevens. Deze derde partijen mogen jouw gegevens niet voor hun eigen doeleinden gebruiken. 

Ledenpanels:

Om bepaalde trends en tendens binnen de Bibliotheek Utrecht te onderzoeken organiseert de Bibliotheek Utrecht ledenpanels. De ledenpanels worden uitgevoerd door een extern onderzoeksbureau. Deelname aan het ledenpanel is vrijwillig en deelnemers geven toestemming aan het onderzoeksbureau voor de verwerking van hun persoonsgegevens in het kader van het ledenpanel. Het onderzoeksbureau voert een kwalitatief onderzoek uit en verzamelt alle gegevens in het kader van de ledenpanels direct bij de deelnemers. De Bibliotheek Utrecht verstrekt geen persoonsgegevens van deelnemers aan het onderzoeksbureau. Onderzoeksresultaten worden geanonimiseerd gedeeld met de Bibliotheek Utrecht. 

Fondsenwerving Vriend van de Bieb:

Voor het fondsenwervingsproject ‘Vriend van de Bieb’ benadert de Bibliotheek Utrecht (oud-) leden of bestaande klanten van de Bibliotheek Utrecht om een donatie te doen ter ondersteuning van de bibliotheekactiviteiten. Voor het uitvoeren van deze belcampagne hebben wij een derde partij ingeschakeld. De nummers waarmee Bibliotheek Utrecht belt in het kader van dit project kun je hier terugvinden.

Wij benaderen uitsluitend mensen die hiervoor toestemming hebben gegeven, of met wie wij een bestaande klantrelatie hebben, middels bijvoorbeeld een lidmaatschap of als je gebruik hebt gemaakt van een van de andere diensten van de Bibliotheek Utrecht (gerechtvaardigd belang).

Wij mogen jou in dit kader benaderen tot maximaal drie jaar na het beëindigen van jouw lidmaatschap, donateurschap of laatste aankoop. Je wordt bij het verstrekken van jouw telefoonnummer of bij de deelname aan onze dienstverlening geïnformeerd over de mogelijkheid dat wij jouw gegevens kunnen gebruiken voor telefonische benadering. Je hebt op ieder moment het recht om hiertegen bezwaar te maken, waarna wij u niet langer telefonisch zullen benaderen. Je kunt dit bezwaar kosteloos indienen via ons e-mailadres: klantenservice@bibliotheekutrecht.nl. Ook wanneer u eerder toestemming heeft gegeven voor telefonische benadering, bieden wij je bij ieder telefoongesprek de mogelijkheid om je alsnog af te melden.

Landelijke diensten:

Als lid van de Bibliotheek Utrecht kun je gebruik maken van verschillende aanvullende landelijke diensten die vallen onder de verantwoordelijkheid van de Koninklijke Bibliotheek. Via de website www.onlinebibliotheek.nl kun je bijvoorbeeld e-books lenen. Ook op de website www.bibliotheek.nl worden specifieke diensten door de Koninklijke Bibliotheek aangeboden. Om van deze diensten gebruik te kunnen maken, dien je op de website(s) voor de desbetreffende diensten een account aan te maken.

Wij wisselen op voorhand een beperkte set persoonsgegevens met de Koninklijke Bibliotheek uit om het mogelijk te maken dat je door de Koninklijke Bibliotheek als lid van de bibliotheek wordt herkend. Op het moment dat je een account voor deze dienst(en) aanmaakt geef je daarmee toestemming voor het verstrekken van uw lidmaatschapsgegevens van de Bibliotheek Utrecht aan de Koninklijke Bibliotheek. De Koninklijke Bibliotheek koppelt deze gegevens vervolgens aan dit nieuwe account. Zij verwerkt deze gegevens overeenkomstig haar eigen privacyverklaring.

Als je gebruik maakt van de diensten via www.onlinebibliotheek.nl en/of www.bibliotheek.nl, kun je voor jouw rechten als betrokkene rechtstreeks contact opnemen met de Koninklijke Bibliotheek. Je kunt van modelbrieven gebruik maken en die zijn beschikbaar op: https://www.kb.nl/avginzage. 

Afgifte op grond van wettelijke verplichtingen: Website www.bibliotheek.nl

Via de website www.bibliotheek.nl kunt u gebruikmaken van verschillende aanvullende diensten (zie de website voor het actuele aanbod). Deze website wordt geëxploiteerd door de Koninklijke Bibliotheek. Om van deze diensten gebruik te kunnen maken, dient u op de website een account aan te maken. Op het moment dat u een account op www.bibliotheek.nl aanmaakt, geeft u toestemming voor het verstrekken van uw lidmaatschapsgegevens van onze bibliotheek aan Koninklijke Bibliotheek. Koninklijke Bibliotheek koppelt deze gegevens vervolgens aan dit nieuwe account. Zij verwerken deze gegevens overeenkomstig hun eigen privacy policy.

Meldplicht datalekken

Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat wij direct een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens bij een ernstig datalek. En soms moeten wij het datalek ook melden aan de betrokkenen als er gegevens van deze betrokkenen zijn gelekt. Wij hebben interne procedures om zowel datalekken te voorkomen, als voor adequaat optreden in het onverhoopte geval van een datalek.

Cookies

Op onze website wordt gebruik gemaakt van cookies. Cookies zijn tekstbestandjes die op je computer worden geplaatst. De cookiewet schrijft voor dat Nederlandse websites expliciet toestemming van de gebruikers moeten vragen voor het plaatsen van zogenoemde ‘tracking cookies’. In onze catalogus wordt gebruik gemaakt van cookies, maar op een zeer spaarzame manier.

Deze cookies worden gebruikt voor:

• Het bijhouden van sessie-gegevens, met een vervaltijd van maximaal een uur.
• Het onthouden van het pasnummer of gebruikersnaam van de gebruiker, als de gebruiker dit zelf activeert.

Het cookie voor sessiegegevens bevat alleen een zogenaamde session identifier; alle andere sessiegegevens staan alleen op de server. Een dergelijke cookie valt onder Categorie 1 van de Cookiebepaling: cookies waarvoor geen toestemming gevraagd hoeft te worden (functionele cookie).

Statistische analyse door Matomo

Wij gebruiken het statistiekenprogramma Matomo om te analyseren hoe vaak onze website wordt bezocht, wat de herkomst is van onze websitebezoekers en hoe we de website kunnen verbeteren. Matomo is een privacyvriendelijke open-source tool.

Gebruik van uw gegevens voor marketing- en onderzoeksdoeleinden

Wij kunnen je gegevens gebruiken voor marketingdoeleinden (zoals een op jouw interesses toegespitst aanbod) en voor onderzoeksdoeleinden (zoals onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening). Als je niet wil dat je gegevens voor deze doeleinden worden gebruikt, dan kun je dit kenbaar maken via onderstaande contactgegevens. Wij zullen dan het gebruik van jouw gegevens voor deze doeleinden op korte termijn staken.

Chatbot

Op de bibliotheekutrecht.nl wordt gebruik gemaakt van een chatbot. De chatbot vraagt niet om persoonsgegevens en wordt niet getraind met persoonsgegevens. Je IP-adres wordt verwerkt voor de technische werking en beveiliging van de website.

Deel niet ongevraagd persoonsgegevens met de chatbot. In de livechat kan een medewerker om je pasnummer vragen om uw vraag te kunnen beantwoorden. Communicatie met de chatbot wordt een jaar bewaard voor analysedoeleinden.

Heeft u met betrekking tot bovenstaande een vraag over de chatbot, stuur dan een e-mail naar: klantenservice@bibliotheekutrecht.nl.

Jouw privacyrechten uitoefenen

• Recht op inzage: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, in te zien.
• Recht op rectificatie: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.
• Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, waaronder tegen direct marketing.
• Recht op verwijdering: je kunt ons verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht om jouw verleende toestemming in te trekken: indien je ons toestemming hebt gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kun je deze toestemming op ieder moment intrekken.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heb je het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te laten overdragen aan een derde partij.
• Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kun je ons verzoeken om het verwerken van jouw persoonsgegeven (al dan niet tijdelijk) te beperken.

Bij jouw verzoek zullen wij je vragen om jezelf te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op die reeds bij ons bekend zijn om er zeker van te zijn dat je de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

Wij zullen in principe binnen 30 dagen aan jouw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij jou daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Indien je één van jouw rechten wilt uitoefenen, kun je contact opnemen met klantenservice@bibliotheekutrecht.nl

Wijzigingen

Deze privacy- en cookieverklaring is uitsluitend van toepassing op de diensten van de Bibliotheek Utrecht en niet op andere websites die via onze website toegankelijk zijn. Wanneer onze dienstverlening wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacy- en cookieverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum bovenaan in dit document en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn.

Vragen of klacht indienen

Als je vragen hebt of een klacht in wilt dienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, dan kunt u een e-mail sturen naar klantenservice@bibliotheekutrecht.nl.  Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren dit verder met jou. Als je vindt dat wij jou niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Als je vragen hebt over deze privacy- en cookieverklaring kun je contact met ons opnemen via onderstaande gegevens.

Stichting de Bibliotheek Utrecht
Postbus 803500 AB Utrecht
030 - 2861800
klantenservice@bibliotheekutrecht.nl

KvK Utrecht 56471572
Bankrekening: NL88 RABO 0300 4095 08