Stichting de Bibliotheek Utrecht (hierna: Bibliotheek Utrecht) heeft een fysieke locatie, een app en een website (www.bibliotheekutrecht.nl). Als je lid bent van de Bibliotheek Utrecht, onze website bezoekt, een vraag aan ons stelt of een klacht indient, of gebruik maakt van een van onze andere diensten, verwerken wij jouw persoonsgegevens. In deze privacy- en cookieverklaring lees je welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en wat we daarmee doen.  

Onze privacy- en cookieverklaring in het kort

Jouw privacy is voor ons van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat wij:

• Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij jouw persoonsgegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring.
• Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden.
• Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn.
• Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.
• Jouw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van jouw persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn.  

Voor welke doeleinden gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

Wij verkrijgen verschillende persoonsgegevens van jou. Per doeleinde geven wij aan welke gegevens wij van jou verkrijgen, met welke doel wij deze gegevens verwerken en hoelang die worden bewaard. Als je vragen hebt of wil weten wat we precies van jou bijhouden, neem dan contact met ons op. De contactgegevens staan onderaan in deze privacy- en cookieverklaring.

Contact en klachtafhandeling

Wanneer je ons een e-mailbericht stuurt, het contactformulier op de website invult, ons telefonisch benadert of op een andere manier contact met ons opneemt, dan ga je in op ons aanbod om met ons in contact te treden (gerechtvaardigd belang en/of uitvoering van de overeenkomst).  
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Zakelijke informatie (indien je vanuit zakelijk oogpunt contact opneemt)
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Lidnummer
• Eventuele informatie die je zelf invult als inhoud van een bericht
• Eventuele bijlagen

Wij slaan deze contactmomenten met de door jou verstrekte persoonsgegevens op voor het uitvoeren van het contact en het eventueel afhandelen van jouw klacht. We bewaren deze informatie, zo lang als dat nodig is voor dit contact of tot maximaal 2 jaar nadat wij voor het laatst contact met je hebben gehad, omdat we er zeker van willen zijn dat we jouw vraag of klacht goed hebben afgehandeld.

Chatfunctie

Op onze website bieden wij een chatfunctie aan waarmee je snel antwoord kunt krijgen op je vragen (uitvoering van de overeenkomst en/of gerechtvaardigd belang.  

Als je gebruik maakt van deze functie, verwerken wij de volgende persoonsgegevens van jou om jouw vraag te beantwoorden:

• Conversation ID
• Informatie die je zelf invult als inhoud van een chat

Wij bewaren deze informatie zolang je gebruik maakt van de chatfunctie, totdat je vraag volledig is beantwoord. Daarna worden de persoonsgegevens na 1 maand verwijderd.

Ledenadministratie

Als je je inschrijft als lid van de Bibliotheek Utrecht, verwerken we jouw persoonsgegevens om je lidmaatschap te registreren en te beheren. Je sluit dan een overeenkomst met de Bibliotheek Utrecht: door het betalen van contributie krijg je recht op diensten die bij het lidmaatschap horen. We gebruiken jouw gegevens om jouw lidmaatschap goed te kunnen uitvoeren (uitvoering van de overeenkomst). Denk aan het innen van contributie, het sturen van berichten over je lidmaatschap en het behandelen van jouw vragen of verzoeken in het kader van onze dienstverlening.

Als je lid bent van de Bibliotheek Utrecht verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Geslacht (optioneel)
• Geboortedatum
• Adresgegevens
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Factuuradres
• Bankgegevens (IBAN)
• Pasnummer
• Start- en einddatum lidmaatschap
• Leengeschiedenis

Wij bewaren deze gegevens zolang je lid bent en daarna nog maximaal 2 jaar, tenzij we jouw gegevens volgens de wet langer moeten bewaren.

Bibliotheek Wise app en online Bibliotheek omgeving

In de Bibliotheek Wise app en de online Bibliotheek omgeving beheer je je bibliotheekzaken. Je krijgt toegang tot de bibliotheekcatalogus, je persoonlijke gegevens en je uitleningen. Via de app en de online omgeving kun je gebruik maken van onze dienstverlening (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Inloggegevens
• Apple ID (bij gebruik van de iOS-app)
• Google-account (bij gebruik van de Android-app)

Bezoek aan ons kantoor

Wanneer je bij een van onze locaties langskomt als bezoeker voor een afspraak, dan registreren wij om de afspraak met je na te komen de volgende persoonsgegevens (uitvoering van de overeenkomst):

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens

• Naam
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)

We bewaren deze gegevens maximaal 2 jaar na jouw bezoek.

Werken of studeren in de Bibliotheek

Bezoekers kunnen in de Bibiotheek Utrecht gebruik maken van werk- en studieplekken. Voor sommige plekken is het mogelijk of noodzakelijk om vooraf een plek te reserveren via het reserveringsformulier op onze website. Als je een plek reserveert om te komen werken of studeren in de Bibliotheek Utrecht gebruiken wij jouw persoonsgegevens om jouw reservering te bevestigen en beheren (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Geslacht
• Contactgegevens (e-mailadres)
• Geboortedatum
• Adresgegevens
• Pasnummer (als je lid bent)
• Datum en tijd van de reservering

We bewaren deze gegevens maximaal 2 jaar na jouw bezoek.

Evenementen en activiteiten

De Bibliotheek Utrecht organiseert regelmatig evenementen, bijeenkomsten of activiteiten voor leden en andere geïnteresseerden. Wanneer je je hiervoor aanmeldt, verwerken wij jouw persoonsgegevens om jouw deelname te regelen en je op de hoogte te houden (uitvoering van de overeenkomst en/of gerechtvaardigd belang).  

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Geslacht
• Adresgegevens
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Lid van de Bibliotheek Utrecht (ja/nee)
• Geboortedatum
• Bankgegevens (IBAN)
• Factuurgegevens
• Eventuele andere informatie die je opgeeft bij deelname aan een evenement, bijeenkomst of activiteit (bijvoorbeeld dieetwensen)

We bewaren deze gegevens maximaal 2 jaar na afloop van het evemenet, tenzij de wet een langere bewaartermijn voorschrijft.

Informatiepunt Digitale Overheid (IDO)

In onze bibliotheek en op andere locaties kun je terecht bij het Informatiepunt Digitale Overheid (IDO). Hier helpen wij jou met vragen over het gebruik van websites en digitale diensten van de overheid, zoals DigiD, toeslagen, uitkeringen of andere online overheidstaken. Bij deze dienstverlening helpen onze medewerkers jou door informatie te geven, met je mee te kijken op de computer bij het regelen van bepaalde zaken of door je door te verwijzen naar de juiste organisatie.

De Bilbiotheek Utrecht kan tijdens een gesprek kennisnemen van persoonsgegevens die je zelf deelt. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om jouw vraag te beantwoorden en worden niet vastgelegd in systemen van de Bibliotheek Utrecht en heeft geen toegang tot uw DigiD of andere persoonlijke accounts.  

Indien nodig, kan de Bibliotheek Utrecht u doorverwijzen naar een overheidsorganiastie of een andere instantie die je verder kan helpen met jouw vraag.

Doneren

Via de website kun je aan de Bibliotheek Utrecht doneren. Als je een donatie doet, verwerken wij hiervoor wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Adres (optioneel)
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Opmerkingen (optioneel)
• Bankgegevens (IBAN)

Wij bewaren jouw gegevens maximaal 2 jaar nadat je een donatie hebt gedaan, tenzij de wet een langere bewaartermijn voorschrijft.

Cameratoezicht

Voor ieders veiligheid gebruikt de Bibliotheek Utrecht op zichtbare plekken camera’s. Dat helpt bij het beveiligen van onze gebouwen, spullen en bij het vastleggen van incidenten. Cameratoezicht vindt altijd zichtbaar en aangekondigd plaats, tenzij de bibliotheek gegronde redenen (en toestemming van de Autoriteit Persoonsgegevens) heeft om daar van af te mogen wijken. De opnamen die worden gemaakt in de vestigingen worden alleen bekeken na incidenten, en worden maximaal 24 uur bewaard, tenzij de beelden opgeslagen moeten worden voor verdere afhandeling.

Beeldmateriaal

Op onze website wordt beeldmateriaal getoond. Dit beeldmateriaal kan door ons of onze verschillende zakenpartners worden geproduceerd. Hierbij kunnen uw gegevens verwerkt worden. Dit doen wij op basis van uw toestemming die u aan ons heeft gegeven (toestemming).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Beeldmateriaal
• Alle informatie die u over uzelf vrijgeeft in beeldmateriaal (video’s)
  

Wij bewaren deze informatie totdat u uw toestemming intrekt. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen.

Nieuwsbrieven

Via onze website kun je je aanmelden voor de verschillende nieuwsbrieven van Bibliotheek Utrecht (toestemming). Afhankelijk van de soort nieuwsbrief versturen wij tweewekelijks, maandelijks of incidenteel per e-mail een nieuwsbrief met daarin updates over onderwerpen van de nieuwsbrief waar je je voor hebt ingeschreven.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Contactgegevens (e-mailadres)
• Geboortedatum (optioneel)
• Geslacht (optioneel)

Wij bewaren jouw gegevens totdat je je uitschrijft voor onze nieuwsbrief. Mocht je de nieuwsbrief niet meer willen ontvangen, dan kun je je op elk moment afmelden via de link onderaan in de nieuwsbrief.

Ledenpanels

De Bibliotheek Utrecht doet regelmatig onderzoek naar trends en tendensen binnen de Bibliotheek Utrecht. Hiervoor organiseert de Bibliotheek Utrecht ledenpanels. Deelname aan een ledenpanel is volledig vrijwillig. Wij verwerken jouw persoonsgegevens uitsluitend wanneer je ervoor kiest deel te nemen aan een specifiek onderzoek en hiervoor toestemming geeft.  
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Geslacht
• Lid van de Bibliotheek Utrecht ja/nee
• Contactgegevens (e-mailadres)
• Antwoorden op de enquête

We bewaren de persoonsgegevens zolang als nodig is voor het uitvoeren en analyseren van het onderzoek. De antwoorden op de enquêtes worden na afronding van het onderzoek geanonimiseerd.

Fondsenwerving ‘Vriend van de Bieb’

Voor het fondsenwervingsproject ‘Vriend van de Bieb’ benadert de Biliotheek Utrecht (oud-)leden of bestaande klanten van de Bibliotheek Utrecht om een donatie te doen ter ondersteuning van de bibliotheekactiviteiten. Wij benaderen uitsluitend mensen die hiervoor toestemming hebben gegeven, of met wie wij een bestaande klantrelatie hebben. Bijvoorbeeld omdat je lid bent bij de Bibliotheek Utrecht of omdat je eerder gebruik hebt gemaakt van een van onze andere diensten. In dat geval hebben wij een gerechtvaardigd belang bij het werven van fondsen voor onze maatschappelijke activiteiten.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Adresgegevens
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Bankgegevens (IBAN)

Voor het uitvoeren van deze belcampagne werken wij samen met een externe partij. De telefoonnummers waarmee deze externe partij namens de Bibliotheek Utrecht belt in het kader van dit projet kun je hier vinden. Bij het verstrekken van je telefoonnummer of bij deelname aan onze dienstverlening informeren wij je over de mogelijkheid dat wij je gegevens gebruiken voor telefonische benadering.

Wij mogen jou tot maximaal drie jaar na het beëindigen van jouw lidmaatschap, donateurschap of laatste aankoop benaderen voor dit doeleinde.

Je hebt op ieder moment het recht om hiertegen bezwaar te maken, waarna wij je niet langer telefonisch zullen benaderen. Je kunt dit bezwaar kosteloos indienen via ons e-mailadres: klantenservice@bibliotheekutrecht.nl. Ook wanneer je eerder toestemming hebt gegeven voor telefonische benadering, bieden wij je bij ieder telefoongesprek de mogelijkheid om je alsnog af te melden.

Werken bij de Bibliotheek Utrecht

Heb je gereageerd op één van onze vacatures of heb je een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij jouw persoonsgegevens om jouw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst.  

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Adresgegevens
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Curriculum Vitae
• Motivatiebrief
• Pasfoto
• Salarisindicatie
• Referenties
• Eventuele overige informatie die je meestuurt met jouw sollicitatie
  

Jouw sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal 6 weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens zodat wij contact met je kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Wanneer we je op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen we - met jouw toestemming - de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. Je kunt jouw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien je bij ons komt werken, bewaren wij jouw sollicitatiegegevens in het personeelsdossier. Dit dossier wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is en ten aanzien van de sollicitatiegegevens tot maximaal 2 jaar na indiensttreding.

Wanneer kunnen we jouw persoonsgegevens delen met derden?

Bibliotheek Utrecht deelt jouw gegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

• wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
• wij daar een wettelijke grondslag voor hebben;
• wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Sommige van onze leveranciers zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Bij het delen van jouw persoonsgegevens met deze partijen nemen wij passende waarborgen om jouw privacy te beschermen.

De Europese Commissie heeft voor 15 landen een adequaatheidsbesluit vastgesteld. Op basis van een adequaatheidsbesluit kunnen persoonsgegevens veilig vanuit de EER worden doorgegeven aan bedrijven in deze landen, zonder dat er aanvullende waarborgen voor gegevensbescherming moeten komen.

Als we gegevens delen met bedrijven in andere landen zonder adequaatheidsbesluit (of Amerikaanse bedrijven die niet onder het EU-VS Data Privacy Framework vallen), nemen we extra beschermingsmaatregelen in de vorm van zogeheten passende waarborgen. Dit houdt in dat wij extra actie ondernemen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Wij gebruiken hiervoor onder meer standaardcontractbepalingen (“SCC’s”).

Wanneer wij jouw persoonsgegevens doorgeven aan partijen buiten de EER op basis van SCC’s, heb je de volgende rechten:

• Informatie opvragen over de doorgifte, inclusief een kopie van de SCC’s.
• Contact opnemen met zowel ons als de ontvangende partij voor informatie.
• Klachten indienen bij de ontvangende partij, Autoriteit Persoonsgegevens, een bevoegde rechtbank in de EER of een onafhankelijk geschillenorgaan.
• Schadevergoeding eisen bij schending van de SCC’s. Deze rechten bestaan naast jouw algemene privacyrechten onder de AVG.

Social media buttons

Op onze website maken wij gebruik van social media buttons, welke je doorgeleiden naar de betreffende social media platforms. Je krijgt hierdoor de optie om ons te volgen en om content te delen binnen het netwerk. Ook zul je advertenties tegenkomen op jouw social mediapagina. De buttons zijn werkzaam vanwege stukjes code welke afkomstig zijn van de social medianetwerken. Als je wil weten wat de social media platforms doen met jouw persoonsgegevens, lees dan de desbetreffendeprivacyverklaring:    

• Facebook (privacyverklaring)  
• Instagram (privacyverklaring)
• LinkedIn (privacyverklaring)

Cookies

Op onze website gebruiken we cookies van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals PC, tablet of smartphone) van de bezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat.  

Wij gebruiken onderstaande soorten cookies:  

Functionele cookies: Deze cookies zorgen ervoor dat de website goed functioneert. Ze zorgen bijvoorbeeld voor:

• Het onthouden van jouw inloggegevens
• Het bewaren van jouw taalvoorkeuren
• Het bijhouden van producten in jouw winkelmandje
• Het optimaal weergeven van de website op jouw scherm

Voor deze cookies hebben wij geen toestemming nodig.

Analytische cookies: Op basis van deze informatie kunnen wij onze website gebruiksvriendelijker maken. Deze cookies geven ons inzicht in hoe bezoekers onze website gebruiken, bijvoorbeeld:

• Het aantal bezoekers
• De meest bezochte pagina’s
• De gemiddelde bezoekduur
• Gebruikte apparaten en browsers

Deze informatie helpt ons de website te verbeteren. We gebruiken deze cookies op een privacyvriendelijke manier waarbij ze geen grote impact hebben op jouw privacy. Voor zover deze cookies persoonsgegevens verwerken, vragen wij hiervoor jouw toestemming.

Marketing cookies:  Deze cookies maken het onder meer mogelijk om je gepersonaliseerde advertenties te laten zien via onze advertentiepartners.

Deze cookies kunnen onder andere de volgende gegevens van jou verzamelen:

• Naam
• Login informatie
• Schermweergave opties
• IP-adres• Cookie-ID
• Website- en klikgedrag
• Referrer-URL
• Gedrag binnen de applicatie

Voor deze cookies hebben wij jouw toestemming nodig. Wanneer je onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een cookiemelding. Hierin vragen wij jouw toestemming voor het plaatsen van de marketing cookies (en in sommige gevallen bepaalde analytische cookies). Je kunt onze website gewoon gebruiken als je geen toestemming geeft voor deze cookies: alleen de functionele cookies worden dan geplaatst. Je kan jouw gegeven toestemming altijd weer intrekken.    

In onderstaande tabel vind je een overzicht van de cookies die wij gebruiken:

  

In- en uitschakelen van cookies

In je webbrowser kun je instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer je hiermee instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van jouw browser. Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld.

Verwijderen van cookies

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt het cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. Je kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen, voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van jouw browser. Hieronder vind je per browser een link naar de website van de aanbieder waar stapsgewijs wordt omschreven hoe je cookies kan blokkeren of verwijderen.

• Google Chrome
• Firefox
• Edge
• Safari

Hoe worden jouw persoonsgegevens beveiligd?

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij nemen dan ook passende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens). We passen de beveiliging steeds aan en letten goed op wat er mis kan gaan.

Welke privacyrechten heb je?

• Recht op inzage: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, in te zien.    
• Recht op rectificatie: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.  
• Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, waaronder tegen direct marketing.
• Recht op verwijdering: je kunt ons verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht om uw toestemming in te trekken: indien je ons toestemming hebt gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kun je deze toestemming op ieder moment intrekken.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heb je het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te laten overdragen aan een derde partij.
• Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kun je ons verzoeken om het verwerken van jouw persoonsgegeven (al dan niet tijdelijk) te beperken.

Bij jouw verzoek kunnen wij je vragen om je te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat jij de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

Wij zullen in principe binnen 30 dagen aan jouw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij je daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Indien je één van jouw rechten wilt uitoefenen, dan kunt je dat kenbaar maken via privacy@bibliotheekutrecht.nl.

Toepassingsbereik en wijzigingen

Deze privacy- en cookieverklaring is uitsluitend van toepassing op de diensten van Bibliotheek Utrecht en niet op andere websites die via onze website toegankelijk zijn. Wanneer onze dienstverlening wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacy- en cookieverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum bovenaan in dit document en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn.  

Vragen of klacht indienen

Als je vragen hebt, of een klacht in wilt dienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens, dan kun je een e-mail sturen naar privacy@bibliotheekutrecht.nl Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren dit verder met jou. Als je vindt dat wij je niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Stichting de Bibliotheek Utrecht
Neude 11
3512 AE Utrecht

Postbus 803500  
AB Utrecht

E-mail: privacy@bibliotheekutrecht.nl  
Telefoonnummer: 030-2861800
KvK-nummer: 56471572